Zo kun je effectief vergaderen: 4 tips

Sommigen vinden het verschrikkelijk, anderen kunnen de waarde er wel van inzien. Vergaderingen verlopen vaak chaotisch en duren lang. Vergaderen heeft ook positieve punten. Je komt samen met het team tot oplossingen en besluiten. Maar hoe vergader je effectief? Een andere omgeving kan bijvoorbeeld al zorgen voor een effectieve manier van vergaderen.

Wees kritisch

De eerste stap om een vergadering effectiever te maken, is door kritisch te zijn. Plan alleen een vergadering als er ook echt iets te vergaderen valt. Vaak plannen bedrijven wekelijks een vergadering in, zonder dat er nagedacht wordt of dit prioriteit heeft.

Begin op tijd

Tip 2 is een tip die te maken heeft met tijd. Zorg dat je op tijd klaar zit voor de vergadering. Zijn je collega’s te laat? Begin dan alvast met de vergadering. Want, wanneer je te laat begint aan een vergadering, zal deze sowieso uitlopen. Stel een duidelijke start- en eindtijd in. Zo kan iedereen zijn/haar planning blijven volgen. Een effectieve vergadering duurt niet langer dan 1 uur. Langer dan een uur bezig? Plan dan een pauze in.

Andere omgeving

Dan komen we nu aan bij tip 3. Vaak zijn vergaderruimtes een saaie omgeving. Je kunt natuurlijk vergaderen op kantoor, maar een andere locatie zoals een vergaderlocatie in Utrecht heeft alle faciliteiten. Een inspirerende vergaderruimte kan van grote invloed zijn op de effectiviteit.

Zorg voor duidelijke rollen

Tot slot tip 4: kies vooraf een notulist en een voorzitter. Een voorzitter gaat alle agendapunten langs en zorgt dat er geen chaos ontstaat tijdens de vergadering. De notulist maakt aantekeningen en houdt bij welke afspraken gemaakt worden.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *